Wyzwania wewnętrznego PR i nowe technologie

W piątek w Rzeszowie zakończył się Kongres Profesjonalistów Public Relations. Na konferencji odbywającej się w stolicy Podkarpacia spotkali się praktycy biznesu i pasjonaci. Goście wydarzenia wspólnie analizowali wyzwania wewnętrznego PR i weryfikowali przydatność nowych narzędzi porozumiewania się.

Wszelkie sygnały z zewnątrz, a przede wszystkim publikacje i doniesienia medialne okazują się mieć duży wpływ na kształt relacji w organizacji i nastroje pracowników. O tym, w jaki sposób to co dzieje się w otoczeniu firmy przekłada się na atmosferę panującą wśród personelu i dlaczego nie warto oszczędzać na komunikacji z pracownikami mówił Tomasz Machała, redaktor naczelny i dyrektor zarządzający naTemat.pl. Jak wskazywał, skuteczna komunikacja to taka, która odzwierciedla filozofię organizacji i motywuje pracowników, wytwarzając u nich poczucie misji. Brak synchronizacji pomiędzy tymi dwoma obszarami spisuje na straty jakiekolwiek starania. Podkreślał, że przypadkowe spotkania na korytarzu albo podczas parzenia kawy, nie są odpowiedzią na potrzeby informacyjne pracowników. Tylko świadomie kształtowany wizerunek na zewnątrz pozwala tworzyć sensowny dialog w firmie oraz minimalizować ewentualne konflikty. Na przykładzie serwisu, którego jest redaktorem naczelnym, pokazywał, jak bagatelizowanie kwestii komunikacyjnych może spowodować osłabienie nastrojów, utratę poczucia misji przez pracowników, a nawet ich rezygnację z pracy. Jak podkreślił, aby firma mogła się rozwijać i osiągać cele biznesowe nie może zapominać o tych, którzy codziennie generują przychody.

Wątek dotyczący nowych kanałów komunikacji, innowacji z zakresu IT i social media podczas Kongresu pojawiał się kilkukrotnie. Prelegenci przedstawiali case study bazujące na kreatywnych formach dotarcia do odbiorców. Wojciech Murzyn z Unify Sp. z o.o. udowadniał, jak ewaluująca technologia wpływa na postęp cywilizacyjny i w jaki sposób przekłada się to na zmiany w komunikacji wewnątrz organizacji, ale również na linii klient – firma. Nowe spojrzenie na porozumiewanie wymusza niejako pojawienie się mediów społecznościowych. Są one istotne także w budowaniu dialogu w organizacji, bowiem pracownicy w kontaktach pomiędzy sobą posługują się zewnętrznymi narzędziami. Jednak te tworzą kolejne wyzwania dla komunikacji w firmach. Jak zauważyła Justyna Szafraniec, dyrektor ds. public relations w PROAMA – pracownik jest najbardziej wiarygodnym ambasadorem firmy, ale teraz jest także użytkownikiem sieci. Wszelkie publikowane przez niego treści mają wpływ na wizerunek organizacji. Wskazywała również na przykład zachodnich firm, które by ustrzec się przed ewentualnymi kryzysami wprowadzają tzw. social media policy. Ta koncepcja działa według trzech zasad: bądź transparentny, bądź odpowiedzialny i szanuj innych.

Budowanie relacji wewnątrz ma jeszcze większe znaczenie, gdy na drodze do pokonania znajdują się bariery kulturowe. W Polsce mnożą się przykłady firm, których zespoły tworzą przedstawiciele wielu dziedzictw kulturowych. Można się spodziewać, że oddziałów globalnych przedsiębiorstw będzie stale przybywać. O tym, jakie kwestie mogą wywoływać konflikty i w jaki sposób sobie z nimi radzić mówił gość specjalny Kongresu – Sander Schroevers, President of the Board of IECIE: the European Institute for International Business Communication. Podczas swojego wystąpienia zaprezentował pewne tendencje w porozumiewaniu się, które są charakterystyczne dla przedstawicieli poszczególnych kultur. Podkreślał, że według badań przybywa podmiotów, w których problemy komunikacyjne przynoszą poważne skutki z upadkiem włącznie. Na tle tych analiz, sygnalizował, że należy się przygotować do częstych kontaktów z przedstawicielami różnych kultur oraz opracować odpowiednie strategie komunikacyjne. Tworzenie relacji to trudna sztuka, która teraz musi uwzględniać także międzynarodowe różnice – podkreślał.

Uczestnicy zgodnie stwierdzili, że efektywna współpraca pomiędzy human resources a public relations chociaż w wielu przedsiębiorstwach pozostaje teorią – w rzeczywistości jest możliwa. Podkreślali, że niepotrzebnie działy te zamiast łączyć swój potencjał rywalizują ze sobą o miejsce w strukturze organizacyjnej. Paneliści, mimo iż przedstawili wiele wartościowych argumentów i przykładów z życia niezupełnie rozstrzygnęli kwestię: do kogo należy dialog w organizacji. Zakwestionowali natomiast sens podziału komunikacji na wewnętrzną i zewnętrzną, uznając, że oba te obszary są ściśle ze sobą połączone. Zwłaszcza w dobie mediów społecznościowych, kiedy liczba nadawców nie równa się ilości odbiorców, to rozróżnienie jest sztuczne i nieuzasadnione.